Infobrief 03/2020

Angesichts der derzeitigen Situation, bedingt durch die Corona-Infektionen, und der damit einhergehenden Einschränkungen der sozialen Kontakte, sind Tagungen der Gemeindevertretungen und ihrer Ausschüsse fast vollständig abgesagt worden. Um jedoch eine minimale Handlungsfähigkeit zu gewährleisten und die Gemeinden nicht ausschließlich über Eilentscheidungen der Bürgermeister zu „regieren“, gibt es eine Genehmigung des Innenministeriums, Beschlüsse im Umlaufverfahren zu fassen. Das Schreiben des Ministers findet ihr hier: Beschlussfassung im Umlaufverfahren zur Vermeidung der Ausbreitung von
SARS-CoV-2 bei Sitzungen kommunaler Vertretungskörperschaften

Auf der Grundlage dieser Genehmigung (nach dem Standarderprobungsgesetz) können Beschlüsse schriftlich im Umlaufverfahren gefasst werden. Dazu ist zunächst ein Grundsatzbeschluss der Vertretung erforderlich, das Umlaufverfahren anzuwenden. D.h., die Vertretung beschließt, Beschlüsse im Umlaufverfahren zu fassen und damit auf Präsenzsitzungen zu verzichten. Der Beschluss wir mit einfacher Mehrheit gefasst. Zur Durchführung des Umlaufverfahrens bedarf es, wie bei Präsenzsitzungen, auch einer gründlichen Vorbereitung. Zunächst sollte der Bürgermeister klären, welche Beschlüsse für ein Umlaufverfahren geeignet sind (s. Material des StGT-MV). Dann erfolgt die Vorbereitung der Unterlagen für die „Sitzung“ im Umlaufbeschluss-Verfahren.

Notwendig ist zunächst eine fristgerechte Einladung unter Verweis auf das Verfahren. Die Mitglieder der Gemeindevertretung erhalten mit der Einladung die Abstimmungsblätter und die Bitte, diese bis zum Tag der Sitzung an den Bürgermeister zurück zu senden. Die Nutzung von E-Mail ist entsprechend der Beschlusslage der Vertretung möglich. Zur Form der Abstimmungsblätter siehe Material des StGT-MV.

Zu beachten ist, dass das Votum eines Viertels der Gemeindevertreter ausreicht, um eine Angelegenheit von der Tagesordnung abzusetzen. Die Angelegenheit muss dann in der nächsten Präsenzsitzung behandelt werden. Dazu kann auch eine Sitzung des Hauptausschusses ausreichen, wenn der Bürgermeister es so einschätzt. Kriterium dafür sollte der prognostizierte Diskussionsbedarf sein. Auch in dieser Präsenzsitzung kann der betreffende Tagesordnungspunkt selbstverständlich von der Tagesordnung abgesetzt werden, wenn das die Mehrheit der Sitzungsteilnehmer beschließt.

Hier ist das Material des StGT-MV zu lesen: Handhabung der Umlaufverfahren bei Sitzungen kommunaler Vertretungskörperschaften und deren Ausschüssen

An dieser Stelle sein darauf verwiesen, dass das genehmigte Umlaufverfahren zum einen zeitlich befristet ist (bis zum Außerkrafttreten der Corona-Bekämpfungsverordnung). Es ist sicher eine geeignete Maßnahme, um der Ausbreitung der Corona-Viren entgegenzutreten und die Bürgermeister und Bürgermeisterinnen vom Zwang zu Eilentscheidungen zu befreien. Das sollte jedoch nicht dazu führen, Diskussionen zu bestimmten Themen zu unterdrücken. Im Fall von Diskussionsbedarf kann dann immer noch eine Präsenzsitzung des Hauptausschusses bzw. der gesamten Vertretung unter Beachtung der Regelungen zur Vermeidung der Verbreitung der Corona-Viren stattfinden. Im Übrigen bleiben die Festlegungen der Kommunalverfassung generell in Kraft!